Einführung des Unternehmensverwaltungssystems:
1. Analyse und Zieldefinition
Zunächst sollte der Umfang der Aufgaben und das gewünschte Ergebnis der Automatisierung festgelegt werden. Dazu werden Informationen über die Branche (z. B. Handel, Produktion usw.) sowie eine Beschreibung der Besonderheiten und Abläufe des Unternehmens benötigt.
2. Bestehende Systeme und Datenübernahme
Wichtig ist auch zu wissen, ob bereits ein Buchhaltungs- oder ERP-System im Einsatz ist und ob vorhandene elektronische Daten in das neue Programm übernommen werden können – oder ob es sich um eine völlig neue Tätigkeit handelt.
3. Technische Umsetzung
Das Programm kann auf einem einzelnen Computer verwendet werden, wenn nur ein Benutzer damit arbeitet. Bei zwei bis drei Benutzern, die sich im selben Raum befinden, ist auch der Betrieb über ein lokales Netzwerk möglich. Optimal und am häufigsten genutzt ist jedoch die Serverlösung: Die Benutzer verbinden sich über eine Remote-Desktop-Verbindung mit dem Server und starten dort das Programm. Diese Variante ermöglicht den Zugriff auf das System von jedem Ort der Welt über das Internet und erleichtert zugleich die Wartung, Weiterentwicklung und Unterstützung bei laufenden Aufgaben.
4. Installation und Einrichtung
Wenn die Automatisierung tatsächlich sinnvoll ist und es Prozesse gibt, die optimiert werden können, erfolgt im nächsten Schritt die Installation der Software und – sofern möglich – die Übernahme vorhandener Daten. Anschließend können bei Bedarf Benutzerrechte eingerichtet werden, um den Zugriff auf bestimmte Programmbereiche einzuschränken.
5. Start der Arbeit im System
Danach kann mit der Eingabe der Primärdokumente und der Abbildung der Unternehmensvorgänge im System begonnen werden. Fehlende Informationen, die nicht automatisch übernommen wurden, können manuell ergänzt werden.
6. Weitere Optimierung
In der Regel wissen die Benutzer nach etwa einem Monat, wie sie die meisten Geschäftsvorgänge korrekt im Programm abbilden können – damit ist das Hauptziel erreicht. Im weiteren Verlauf entstehen häufig neue Ideen und Wünsche zur Verbesserung der Arbeitsabläufe. Das ist der angenehmste Teil der Zusammenarbeit: Für mich, weil es eine kreative und interessante Aufgabe ist – und für den Benutzer, weil er seine Arbeit dadurch komfortabler und effizienter gestalten kann.
(Der Richtpreis für die Arbeit beträgt 25 Euro pro Stunde)